（2024年3月14日市政协机关党组会议修订）

为加强市政协机关档案的管理和收集、整理工作，完整系统地保存本机关在工作活动中所形成的各种门类和载体的档案，保证归档文件的质量，更好地利用档案的查考和凭证依据，以适应机关各项工作的需要，提高工作效率，结合市政协机关实际，特制定本规定。

一、归档范围

凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的各种门类、载体的文件、材料，均属归档范围。

（一）市政协的历届历次全体会议和常委会会议全套会议文件以及各种材料。

（二）市政协党组及其他有关会议纪要、记录材料。

（三）市政协主席会议、市政协机关党组会议及其他有关会议纪要、记录材料。

（四）市政协召开各种座谈会和纪念活动材料。

（五）市政协举办的各类培训班的文件材料。

（六）市政协机关所形成的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿。

（七）本机关代上级机关草拟并被批转的文件(包括报纸、刊物转载）文稿和正式文件。

（八）本机关的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与本机关的批复文件。

（九）市政协组织开展调查研究形成的文件材料。

（十）全国政协、省政协在莆委员、市政协委员视察的有关材料。

（十一）党和国家领导人、全国、省政协委员等来莆视察和上级机关领导对政协工作的重要指示、讲话、题词、声像等材料。

（十二）本机关形成的工作计划、总结、报告。

（十三）本机关出版和编辑的书刊、信息等材料。

（十四）本机关形成的财务报表、凭证、账簿及与外单位签定的协议等材料。

（十五）上级机关下发的属于本机关主管业务并要执行的文件以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规文件。

（十六）本机关的基建、设备材料。

（十七）本机关的机构成立、合并、撤销、更改名称、启用印信、组织沿革、人员编制等文件材料。

（十八）本机关的历史沿革、大事记、年鉴。

（十九）上级机关有关干部人事、纪律检查等有关文件，本机关党员、干部职工工资花名册，人事年度统计报表。

（二十）本机关及本机关办理的干部、工人的转移工资和行政、党、团、工会组织介绍信及存根。

（二十一）本机关的其他档案。

二、归档要求

（一）各委室要及时收集需归档的文件、材料，收集齐全后进行分类、鉴定、编号、编目，定期向机关档案室移交，集中管理，任何个人不得据为已有。

（二）归档文件质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

（三）整理方法：归档文件的整理以“件”为单位，一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件。正文与附件为一件。原件与复制件为一件。来文与复文各为一件。转发文与被转发文为一件。报表、名册、图册等一册(本）为一件。重要文件须保留历次修改稿的，其正本与历次稿(包括定稿）各为一件。一次会议、一次调研形成的文件材料为一件。

（四）不同年度的文件一般不放在一起归档，但跨年度的请示与批复放在复文年归档。没有复文的，放在请示年归档。跨年度的计划放在对应的第一年归档。跨年度的总结放在对应的最后一年归档。跨年度的会议文件，放在会议开幕年归档。

（五）归档文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后，正式文件在前，签发稿在后排列归档。

（六）归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、机构、年度、保管期限、室编件号、馆编件号等项目。图表和声像材料等也应在装具上或在声像电子材料的背面逐件编号。

（七）永久、30年期和10年期的归档文件必须按规定的格式逐件填写归档文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化。文件没有题名或题名不规范的，应根据文件内容重新拟写或补充，并外加“[]”。没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内。会议记录应填写每次会议的时间和主要内容。

（八）声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者，具体按照《照片档案管理规范》(GB／T11821—2002）执行。

（九）归档文件整理完毕，应按年度填写“年度归档文件整理说明”。主要说明年度文件归档的总数量，不同类别、不同保管期限归档文件的数量，及当年归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，并填写归档文件的整理人、检查人和日期。

（十）归档文件应严格按照室编件号顺序装盒，并填写档案盒封面、盒脊等项目。不同年度形成的归档文件不应放入同一档案盒。不同类别的归档文件不应放入同一档案盒。按机构分类的不同机构形成的归档文件不应放入同一档案盒。不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。

（十一）归档文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料应裱糊，字迹已扩散的应复制并与原件一并归档，归档文件应采用三孔一线的方法装订。

（十二）归档文件应以全宗为单位，按不同门类、载体和不同保管期限分别排列。归档文件排列方法应统一，前后保持一致，不可任意改动。

（十三）按照归档文件的排列顺序编制件号，在同一册归档文件目录内不得出现重复的归档文件号。

（十四）实行档案随办随归制度，各委室常规归档文件每季度移交档案室一次。机关档案室定期向市档案馆移交档案。

三、档案工作职责

（一）机关档案工作应列入领导议事日程，有计划、有总结，办公室秘书科配备机关专职档案人员，负责管理本机关的档案，对各委室实行监督和指导，并开展有关业务活动。

（二）建立健全机关档案工作网络，由各委室指定专人负责文件材料的收集、整理和归档工作。人员一经确定，不得随意变动，如因工作变动需要调整，须报分管领导同意，并办好交接手续。

（三）各委室主要负责人要对本委室档案的收集、整理和归档工作负总责，经常过问档案的收集工作，并在每年本委室向档案室移交档案时检查档案是否完整，是否符合归档要求，经检查合格方可移交。

（四）档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识，认真学习、宣传、贯彻、执行《档案法》，做好有关档案的各项工作。

（五）机关档案室要注意做好安全保密工作，严格档案借阅手续，及时催还借出的档案。

（六）机关保密档案的管理和利用、密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法律和行政法规以及机关有关保密制度规定办理。

（七）档案室要建立档案统计台账，按时向市档案局报送统计年报、年度档案电子目录数据和定期移交档案，开展档案编研和检查工作，为提高机关工作效率，提供档案信息服务。

（八）认真做好档案库房管理工作，经常检查库存档案情况，定期对档案进行鉴定。

（九）档案工作人员调动时，应在离职前办好交接手续。

（十）接受市档案局的业务指导，并做好与各民主党派、市工商联等单位档案业务协作组的沟通联系工作。

四、档案的借阅和利用

（一）凡借阅党组档案须经党组书记或副书记批准。借阅人劳类档案和其他重要档案须经秘书长批准，此类档案只能在档案室查阅，不借出。

（二）凡借阅档案，须在“借阅档案登记簿”上登记后方可借阅，并尽量在档案室查阅，如因工作需要借出的，须在一周内归还，逾期必须办理续借手续。

（三）凡借出的档案，应注意爱护，不得涂改、圈划、增删、抽页、剪裁、拆开等，不得擅自复印转借他人，不能丢失、泄密，违者要追究责任，严重的按《档案法》规定处理。

（四）外单位来本机关借阅档案，必须持有单位介绍信，并经秘书长批准，一般在档案室内查阅，确因工作需要须借出的，要由有关领导签字后，方可借出并在三天内归还。摘录有关档案材料，按有关规定办理。

（五）档案工作人员应严格履行归档、借阅手续，做到不该借的不借，手续不符的不借。借出的档案归还时，应认真检查有无缺损。